大型学术会议服务·流程指南
发布：会议活动策划公司来源：huodongk.cn发表时间：05月13日
细节01 对会务工作机构进行分工
《适用场景》
当要对会务工作机构进行分工时，查看本细节。
《细节描述》
要召开会议，就要有会议的组织者。根据会议规模的大小、有时需要组建专门的会议组织机构，负责承办与会议活动直接相关的各项工作，以保证会议的正常进行。因此，在会议筹备阶段，组建会议组织机构是一个重要的环节内容。
1、大会会务组
大会会务组（也称秘书组）是对会议活动具体实施组织、协调等事务的综合性工作机构。大会会务组的工作内容主要有以下几个方面：协且会议领导确定会议议程、与会人员、会场和会期;发出会议通知；安排会议日程；协同有关部门准备会议所用文件、证件及会议用品；安排主席台人员的座次和布置会场；会议值班和会议联络；会议签到；会议文件的分发；会议决定事项的传达与催办；会议文书的立卷归档。
2、大会文件组
大会文件组是负责起草大会主旨性文件的工作机构。在一些大、中型的会议中，通常由大会文件组负责起草的会议文件有：开幕词、会议总结等。在有的会议上，文件组还负责会议简报、会议纪要的编写工作。
3、大会组织组
大会组织组一般钻特定的代表大会的筹备和进行过程中组建并行使职权。具体工作是：承办大会代表的产生，做好代表资格审查的准备，负责大会主席的选举和大会有关人力资源的安排工作，等等。
4、大会宣传组
大会宣传组是负责与新闻机构联系，对会议情况做宣传报道的工作机构。在会议期间适时向新闻机构提供会议的情况，避免出现对会议情况不准确和不负责任的宣传报道。
5、大会保卫组
大会保卫组是对特定的会议时尚安全保卫的工作机构。大会保卫组主要负责的工作有：会场、与会人员的安全保卫工作；对用电安全、防火安全、财务安全等提供必要的保证；杜绝任何失窃事件的发生；对车辆的安全检查和行车安全的工作。
6、大会后勤组
大会后勤组的职责是负责会议的生活服务。例如：负责接待、安排会议膳食、保证会议用车、负责会议的财务管理、负责与会人员的返程票的预订和送站等等。
细节02 确定会议议题
《适用场景》
当需要确定一个会议的议题时，查看本细节。
《细节描述》
会议议题就是会议需要商议研究的主题内容，它一般由领导者确定。会议工作人员可以在确定召开会议之后，有针对性地收集一段时间以来各方面的工作的进展情况，例如，出现了哪些问题，哪些问题急需研究解决，等等。这样，通过广泛、深入、细致的了解，就可以对这些问题进行筛选排除。从中列出最需交付会议讨论的议题，供领导参考和决定。
1、筛选议题
凡准备提交会议的议题都必须是必要的，符合会议职权范围的问题。
对议题进行加工和调整
提交会议的议题需作进一步的修改、补充，力求表达准确，概括全面。
2、深化议题
从领导角度出发，对那些具有潜在的深刻意义的议题作进一步完善、深化。
3、处理议题
对于不适合会议讨论的议题进行适当的处理，如进一步调查或转给相关部门处理。
4、确定议题
将选出的议题整理汇总，送会议有关负责人审定。
安排议题要做到既有利于与会人员充分发表意见，又有利于其充分利用时间。因此，一次会议的议题要适量，既要注意安排好一两个重点议题，又要提高会议效率，把能合并研究的议题合并研究，这次会议能解决的问题不要拖到下次会议解决
细节 03制定会议方案
《适用场景》
当要在会前制定一份会议方案时，查看本细节。
《细节描述》
会议方案即指召开会议前事先制定的开会方案。大型的会议方案一般包括会议的名称、内容、指导思想、任务要求、会议地点、出席人员、会议期限、日程安排、会议领导、注意事项等内容。会议方案的制定包括以下六项内容：
1、提出召开会议的背景或依据
背景是指在实际工作中出现了新的形势、新的工作，原有的工作方法、规章、制度等已不适应新的形势，需要根据新的形势，需要根据新形势研究制定新的工作方法和规章制度。
2、提出会议的规模
会议的规模包括总人数、与会者的职务、级别、名额分配的初步意见及会议天数。
3、提出会议的大体时间（日期）、地点
会议召开时间的制定要考虑出席者工作的情形、时机，而且会议最好在午前召开，那时与会者的头脑最清楚。会议地点和开会场所要结合参加会议的人数和会议效果来考虑。
一般人数较少的小型会议，可安排在本企业的会议室内，而大型会议或国际会议多安排在饭店或会议中心举行。
4、提出会议筹备组的组成名单
会议筹备工作必须有组织、有方案地进行，因此，成立会务机构非常必要。一般设立大会秘书长（会务筹备组）、文件组和保卫组等。一般大型会议还要有主席团、秘书长、提案小组或资格审查小组。一般大型国际会议筹备委员会的组织机构有指导委员会、筹备委员会、执行委员会，其委员会下设大会秘书处及各执行工作小组。
5、提出请领导到会并讲话的建议
请领导到会并在会上讲话时强调会议精神、强化会议成果的权威性所必不可少的。会议方案中要明确提出请哪一级别的哪一位领导讲话，做指示的具体要求，以便让领导在日程上、讲话内容上有所准备。对大会主办方来说，事先得到领导届时到会的许诺，这也是至关重要的。
6、提出大会发言材料的组织意见
这些讲话、发言、典型材料等都必须按照会议的宗旨来准备。同时，要拟订一个比较具体的收发、编写、起草方案，包括下基层调查研究，通知重点单位准备材料等。
细节04 拟订会议议程
《适用场景》
当需要拟订会议的议程时，查看本细节。
《细节描述》
顾名思义，议程即是会议的程序表。议程所涵盖的除了足以实现会议目标的各种议案之外，还包括与会者姓名、会议时间以及会议地点等项目。
1、编排会议议程的原则
会议工作人员在编排议程的时候，最好能遵守以下两个原则：
按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，这就是说，越紧要的事项越应排在议程的前端处理，越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理。这样做的一个好处便是：就算在预定的会议时间内无法将全部方案处理完毕，但起码较紧要的方案已被处理过。那些较不要紧要的议案，则可另择时间处理，或是并入下次会议中再予处理。
每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。假如能这样做，则可以让某些人只参与与他们有关的某些特定议案的讨论。这就是说，假如议程中明示几点几分到几点几分被分配于探讨某一议案，则可以特意安排某些人晚一些到（即令某些人在涉及他们的议案被讨论之前几分钟才进入会场），也可以可以让某些人早点离场（即令某些人在涉及他们的议案被讨论过之后离开会场）。这样做，显然可以节省与会者的时间。不过，会场的秩序将不免受到干扰。因此，在制定议程时只能有限度地容许迟到或早退。
2、编排会议议程应注意的要点
有些领导在主持会议时并不准备议程，这是一种很坏的习惯。议程不仅能够规范会议的内容，而且也是足以约束沟通的习惯。议程不仅能够规范会议的内容，而且也足以约束沟通的次序与沟通的节奏。一旦会议欠缺议程，则会议的内容势必不确定，沟通的次序势必杂乱，沟通的节奏势必太快或太慢。换句话说，欠缺议程的会议时注定不具实效的。为了改变这种不良习惯，每一个机构都应考虑采取政策性声明，严格要求拟妥议程之后才准许开会。
为让与会者对会议及早做准备，包括心理准备及物质准备，议程应随会议通知事先发给与会者。
虽然并非所有会议都需要正式的议程，但是与会者至少应当事前有所了解，以便做好准备。议事日程是受到尊重还是被忽视，这与管理部门对它的利用程度是成正比的。
书面议程的另一个重要好处：会议主持者将集会的目标写成书面的议程，有助于会议目标的具体化。这样，议程就能使会议按照既定轨道进行，让主持人能集中他的精力去处理参加会议人员彼此之间的相互影响。
细节05 正确申报和审批会议
《适用场景》
要了解对会议进行申报与审批的要点时，查看本细节。
《细节描述》
申办部门把开会的议题、目的、需解决的问题以及会议的规模、时间、地点、经费、与会人数等问题，写成文字材料，上报综合、协调部门或企业领导。综合、协调部门或领导接到报告后，或直接批复，或讨论后批复，特殊情况也可口头答复。在对会议审批时应该遵循“一支笔”的原则，即会议审批只应由一个部门主办，以防“会出多门，议题重复”。审批会议常用有效方法是“追问分析法”，其具体内容可以概括为“三问”：
一问：为何要开此会，能否不开
作为审批部门及领导，在批准开会之前一定要摸清申请开会部门或个人的真实目的。
凡不应该开的会议坚决不同意召开。
内容相同或相近可以合并召开的会议就不得分别召开。
可以降低规格、层次召开的会议就不允许抬高规格和层次来召开。
能用电话会议等形式召开的会议就不要集中于宾馆、会堂召开。
二问：为何在此时开会
会议时机的安排要把握适时的原则。适时的含义是：
凡会议需要交流、讨论的事项已经时过境迁或者时机尚未成熟的，就不应该专门召开会议。
在周期性工作的集中阶段或发生突发性重大事件等情况下，要少开会或不开会。
三问：为何要在此地开会
会议地点的选择要方便、合理。通常选择在以下地方：单位所在地、主办单位所在地、参加会议人员集中地地方、交通便利的地方、其他具有良好会议环境的地方。
细节06 确定与会人员名单
《适用场景》
当需要选择合适的与会人员时，查看本细节。
《细节描述》
要做好确定与会人员的工作，会议工作人员必须熟悉各部门的设置、业务工作范围及其主管，多掌握一些情况。比如，可利用开会机会熟悉情况，留心各部门主管的任免调动。安排专人掌握会议工作中涉及到的上级机关、本机关和下级机关主管的名单、变动情况。
一、提名与会人员方法
对于有固定参加人的会议，会议工作人员应根据会议性质、内容和有关规定，提出固定出席、列席人员名单，报请有关主管过目认可。同时要根据会议需要提出其他列席人员名单，报请主管审定。
对于一些没有固定参加人的会议，会议工作人员应当根据会议主管的原则指示和会议性质、内容及有关规定，全面考虑并提出出席、列席人员名单，报请主管审定。
二、提名与会人员原则
提名与会人员的准确、全面与否，直接影响到会议的质量和效果，不允许有丝毫的疏忽大意。在提出、确定与会人员名单时，应当遵循以下原则：
1、周到全面
日常工作会议应当请与会议讨论议题密切相关的部门主管列席。例如：会议讨论建设企业文件问题，就应当请行政、企划部门的主管列席；讨论工作机构设置、人员编制问题，应当请生产、行政、人事部门的主管列席，达到既便于有关部门及时了解上级会议精神又便于当场商量解决问题的目的。
2、准确无误
即做到不漏提，不错提。如果漏提应当参加会议的人，就无形中剥夺了他们参加会议的权利，使他们的工作受到一定的影响。如果把不应当参加会议的人召来开会，使不应当让他们知道的问题泄露出去，就可能造成更大的差错。
3、宽严适度
提名的宽于严，是一个比较难掌握的标准。宽了，一是可能扩大知密范围而容易泄密；二是某些庆祝、纪念性会议由于参加人数太滥而可能失去会议的严肃性或纪念意义。严了，不利于会议精神的贯彻执行。因此，会议工作人员要从有利于工作和保密的角度出发，做到合情合理，宽严适中。
与会人员不带助手
无论出席或列席工作性会议的人员，都应为有关部门的主要负责人或主管负责人，不得带助手。
4、经过审批
会议工作人员提出出席、列席会议人员名单，需报请主管审批后方能最后确定。
细节07 选择会议时间
《适用场景》
当想选择召开会议的时间时，查看本细节。
细节描述
会议主持人在选择会议时间时，首先应该考虑的便是自己的时间，这样能使自己准备充分以及方便自己的作息时间。其次，主持人也应该考虑方便与会者出席的时间，以及为与会者所喜爱的时间。倘若与会者对会议时间有所不瞒，则会议目标的实现，势必遭受不利的影响。
1、会议时间必须包括起止时间
经验显示，绝大多数的会议都只列明开始的时间，而无结束的时间。这样的做法有两种严重的缺陷：
第一，与会者无法对会后的工作预做规划。
第二，会议的效率势必降低。因为既然没有终止时间，本来一个小时可以结束的会议，则可能被拖到三个小时才结束。
为了避免上述两种缺陷，每一场会议都必须标明结束时间，而且都必须按照这个时间准备结束。就算有些会议——比如说解决问题的会议难以确切地把握结束时间，但主席至少应指明会议大约会在哪一个时间结束。
2、会议持续时间的长短
多数的时间效率专家均同意，以不超过一个小时为宜，因为一般人最能保持注意力集中的时间，最长不超过一个小时。
倘若会议中所探讨的极其严肃的或是极其困难的主题，则一场会议的时间以不超过一个半小时为宜。但这并不是说一场会议不能长达两小时以上，因为一旦议案多，则会议时间将不能不相应延长。
3、关于会议时间问题的注意事项
一场会议的时间超过一个半小时，则中途应腾出若干时间作休息之用。
假如主持人不坚守原定时间主持会议，则宁可另择时间开会，而不应轻易找人代为主持。重要的会议，更特别要遵守这个原则。
